Recent Posts

OneDrive Number

บทความนี้เขียนขึ้นมาแบบที่ผมต้องตั้งสติ และตั้งใจเขียนมาก ๆ เพราะมันอธิบายได้ไม่ง่ายเลย มีรายละเอียดที่จะต้องอธิบายดี ๆ ชัด ๆ โดยหวังว่าจะเข้าใจได้ง่ายที่สุด

เราอยู่ในยุคของการจัดเก็บไฟล์ไว้ในพื้นที่จัดเก็บแบบ Online ทีเรียกกันว่า Cloud ที่มีหหลากหลายยี่ห้อ หลากหลายผู้ให้บริการซึ่งทำให้เราจะต้องปรับตัว ปรับความคิด ความเข้าใจกันเพิ่มขึ้นเล็กน้อย หัวเรื่องผมเขียนว่าเป็น OneDrive Number แต่บทความนี้มิได้จะเฉพาะหรือจำกัดอยู่ที่ Microsoft OneDrive เท่านั้น หลักการและแนวทางที่ผมเขียนนี้ สามารถใช้ได้หมดกับ Dropbox หรืออื่น ๆ ที่เข้าข่ายการจัดเก็บแบบนี้

Microsoft OneDrive

เวลาที่เราใช้ OneDrive ตามปกติเราก็จะติดตั้งโปรแกรม OneDrive เอาไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งจะช่วยจัดการการเก็บและโอนไฟล์ขึ้นไปไว้ในพื้นที่จัดเก็บบน Cloud ให้เราแบบอัตโนมัติในทุกครั้งที่เราสร้างไฟล์ใหม่ หรือแก้ไขไฟล์ที่เรามีอยู่แล้ว เพื่อที่จะให้ไฟล์ต่าง ๆ นั้นปลอดภัย ไม่หายไป ถ้าเกิดกรณีที่ดิสค์ (HDD/SSD) ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์เสียหายไป

สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ ผู้ใช้งานทั่ว ๆ ไปก็มักจะสร้างชื่อไฟล์ยาว ๆ และเก็บไว้ในโฟลเดอร์ (Folder) ที่มีชื่อยาว ๆ เหมือนกัน และอาจจะยังมีโฟลเดอร์ซ้อนกันหลาย ๆ ชั้นเข้าไปอีก ซึ่งก็จะสร้างปัญหาให้เกิดขึ้นได้

แต่ก่อนที่จะเล่าถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ต้องย้อนกลับไปทำความเข้าใจกับการจัดเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์เสียก่อน ย้อนกลับไปไกลถึงเรื่องพื้นฐานของเลขฐาน 2 กันเลยทีเดียว เพราะว่าแท้ที่จริงแล้ว ระบบคอมพิวเตอร์จะเก็บทุกอย่างอยู่ในรูปแบบของเลขฐาน 2 ที่มีแค่ 0 กับ 1 เช่น ตัวอักษร S ที่เราเห็น แท้ที่จริงแล้วคอมพิวเตอร์จะเก็บเอาไว้ในแบบเลขฐาน 2 คือ 01010011 ซึ่งก็คือเลข 0 และ 1 รวมกัน 8 ตัว ซึ่งเท่ากับเท่ากับ 8 bits

และต่อเนื่องจากเรื่องนี้ ก็ต้องพูดถึงของข้อจำกัดของระบบปฎิบัติการ (Operating Systems) โดยเฉพาะ Microsoft Windows ที่มีข้อจำกัดของเรื่องของความยาวของชื่อโฟล์เดอร์ ชื่อไฟล์ ที่รองรับได้สูงสุดที่ 256 ตัวอักษร หรือ 2 ยกกำลัง 8 (28)

จากข้อกำหนดของ 2 ยกกำลัง 8 (28) ลองมาคิดกันต่ออีกนิด สมมุติว่าคุณมีไฟล์ชื่อ

WHO Interim policy 5 items 280159_ENG AI.docx

ลองมองและนับดู ชื่อไฟล์นี้ก็น่าจะมีความยาวเท่ากับ 39 ตัวอักษร ถ้าคุณตอบว่าใช่ คำตอบนั้นคือผิด เพราะว่าระบบการจัดเก็บไฟล์ไว้บน Cloud แท้ที่จริงก็คือไฟล์ที่อยู่บน Internet แล้วจะต้องสามารถให้เราหรือผู้ใช้งานเรียกใช้งานได้ด้วยการคลิกที่ลิงค์ เพื่อเข้าถึงไฟล์ได้ด้วย ซึ่งปัญหาก็อยู่ตรงนี้ ผมขอบอกว่าชื่อไฟล์ข้างบนไม่ใช่ 39 ตัวอักษรอย่างที่เรามองเห็น

เพราะว่า ช่องว่างที่เว้นไว้ระหว่างคำ ในการเก็บหรืออ้างอิงถึงไฟล์แบบลิงค์บน Internet นั้นจะกลายเป็น

WHO%20Interim%20policy%205%20items%20280159_ENG%20AI.docx

จึงทำให้ชื่อไฟล์ที่เราเห็นว่ามี 39 ตัวอักษร แท้ที่จริงแล้วคือ 57 ตัวอักษร เพราะทุก ๆ 1 ช่องว่างระหว่างคำ แท้ที่จริงแล้วมันจะถูกแทนด้วย %20 ในทุก ๆ จุด

ตรงนี้ผมไม่ได้คิดไปเอง นี่คือข้อกำหนดของ w3c ว่าด้วยเรื่อง “ASCII Encoding Reference” กำหนดเอาไว้เป็นมาตรฐานของ Open Web Platform ที่สามารถไปหาอ่านเพิ่มเติมได้ www.w3schools.com/tags/ref_urlencode.asp

จากมาตรฐานนี้เอง ให้ลองนึกภาพว่าถ้าคุณมีชื่อโฟลเดอร์ยาว ๆ มีเว้นวรรค แล้วซ้อนกันหลาย ๆ ชั้น แล้วยังมีชื่อไฟล์เอกสารยาว ๆ อีกด้วย พอถึงจุดหนึ่ง ไฟล์หรือโฟล์นั้นก็จะไม่สามารถเข้าถึงได้ หรือไม่สามารถเปิดไฟล์ได้ในที่สุด ซึ่งตรงนี้มีผลไปถึงการใช้งาน Cloud Storage ด้วย

ลองดูตัวอย่างนี้ ถ้าผมมีชื่อโฟล์เดอร์และไฟล์ยาว ๆ แบบนี้

ถ้าเอามานับจำนวนตัวอักษรทั้งหมดที่รวม %20 ที่หมายถึงช่องว่าระหว่างคำนั้น ก็จะได้ความยาวเท่ากับ 292 ตัวอักษร เกินข้อจำกัดที่ 256 ตัวอักษรไปไกลแล้ว ซึ่งจะทำให้ไฟล์นี้อาจจะเปิดไม่ได้เลย รวมถึงจะไม่สามารถ upload ขึ้นไปบน Cloud ได้ด้วย

สิ่งที่คุณต้องทำ เพื่อทีจะไม่ใช้เกิดปัญหานี้ก็คือ ถ้าคุณจำเป็นจะต้องตั้งชื่อไฟล์หรือชื่อโฟลเดอร์แบบยาว ๆ ให้เปลี่ยนช่องว่างระหว่างคำ ให้เป็นเครื่องหมายขีดกลาง – หรือ Hyphen แทน ซึ่งจะทำให้แทนที่จะใช้ 3 ตัวอักษร ก็จะกลายมาเป็น 1 ตัวอักษรแทน ซึ่งทำให้ความยาวของโฟล์เดอร์และไฟล์เดียวกัน แทนที่จะเป็น 292 ตัวอักษร ก็กลายมาเป็น 242 ตัวอักษรในทันที

แต่คำแนะนำที่ดีที่สุด ก็คือไม่ควรที่จะสร้างโฟล์เดอร์ซ้อนกันหลาย ๆ ชั้น และควรจะตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้

แต่ถ้าคุณมาถึงจุดนั้นแล้ว ชื่อโฟล์เดอร์หรือชื่อไฟล์มีความยาวรวมกันแล้วเกิน 256 ตัวอักษรไปไกลมาก ๆ แล้วในที่สุดคุณก็เปิดไฟล์หรือโฟล์เดอร์ไม่ได้อีกต่อไป แล้วจะแก้ไขปัญหาได้อย่างไร เพราะถ้าคุณเข้าไปที่โฟล์เดอร์นั้นไม่ได้ คุณก็ไม่สามารถที่จะย้ายให้มันไปอยู่ที่จุดอื่น ๆ ที่มีชื่อโฟลเดอร์ที่สั้นกว่าได้ เอาหละสิ…

แต่ผมมีทางออกให้ อาศัยคำสั่งโบราณที่มีมาตั้งแต่สมัย DOS (Disk Operating System) ที่มาถึง Microsoft Windows 11 แล้ว คำสั่งนี้ก็ยังไม่ได้ถูกตัดทั้งไป และผมก็ยังใช้มันอยู่เรื่อย ๆ คำสั่งนี้คือ Subst ที่ผมไม่รู้ว่ามันย่อมาจากคำเต็ม ๆ ว่าอะไร แต่ก็ได้ใช้งานคำสั่งนี้มานานาน จนจำไม่ได้ว่ากี่ปีแล้ว รูปแบบของคำสั่งมีดังนี้

ซึ่งสามารถใช้จำลองชื่อโฟล์เดอร์ยาว ๆ ให้กลายมาเป็น Drive ใหม่ขึ้นมา ทำให้เราตัดข้ามความยาวของโฟล์เดอร์ต่าง ๆ ไปเลย ไปนับกันที่ 1 ใหม่จากจุดที่เราต้องการ สมมติว่าคุณเข้าไปอ่านข้อมูลได้แค่ที่โฟลเดอร์นี้

“D:\iamSK\Project Managements\04. Technical and Programmatic\02. Workplanning and Adaptive Management\01. Project Branding and Marking\02. Comms Products\”

ที่จุดที่ลึกไปกว่านี้คุณไม่สามารถเปิดเข้าไปได้แล้ว ตรงนี้คำสั่ง Subst จะกลายมาเป็นพระเอกของเรา ให้คุณออกไปที่ Command Prompt แล้วพิมพ์คำสั่งตามนี้

Subst X: “D:\iamSK\Project Managements\04. Technical and Programmatic\02. Workplanning and Adaptive Management\01. Project Branding and Marking\02. Comms Products\”

*ให้สังเกตุว่าชื่อโฟล์เดอร์ทั้งหมด อยู่ในหรือครอบเอาไว้ด้วยเครื่องหมายคำพูด ” …. ” เพราะว่าชื่อโฟล์เดอร์มีเว้นช่องว่าง จึงต้องใส่เครื่องหมายคำพูดครอบเอาไว้ทั้งหมด ให้ DOS เข้าใจว่านี่คือคำหรือประโยคยาว ๆ ประโยคเดียว

ซึ่งแปลได้ว่า ให้เอาชื่อโฟล์เดอร์ “D:\iamSK\Project Managements\04. Technical and Programmatic\02. Workplanning and Adaptive Management\01. Project Branding and Marking\02. Comms Products\” ยาว ๆ อันนี้ จำลองให้กลายมาเป็น Drive X แล้วก็จะทำให้เราสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเตอร์ที่อยู่ในระดับที่ลึกลงไปได้แล้ว

จากนั้นคุณก็จะสามารถย้ายโฟล์เดอร์และไฟล์ที่อยู่ลึก ๆ นั้น ให้ไปอยู่ในจุดอื่น ๆ ที่ไม่ซ้อนลึกจนเกินไป ด้วยการใช้คำสั่ง Cut , Paste ได้ตามปกติ ซึ่งก็จะทำให้สามารถแก้ปัญหานี้ได้ในที่สุด

ซึ่งตัว X Drive ที่เราสร้างด้วยคำสั่ง Subst นี้จะใช้งานได้ชั่วคราว จะหายไปเมื่อคุณทำการ Restart คอมพิวเตอร์ หรือพิมพ์คำสั่ง

Subst X: /D

เพื่อทำการลบ Drive X ทิ้งไป

บทความนี้ค่อนข้างยาว ผมเชื่อว่าจะเป็นประโยชน์ของคนที่อาจจะเจอปัญหาของชื่อโฟล์เดอร์และชื่อไฟล์ยาว ๆ แล้วเข้าถึงไม่ได้ และยังมีเทคนิคในการตั้งชื่อไฟล์ให้สั้นลงด้วยการไม่ใช้ช่องว่าง โดยให้แทนด้วยเครื่องหมาย ขีดกลาง – หรือ Hyphen ก็จะช่วยลดความยาวของชื่อโฟลเดอร์ หรือชื่อไฟล์ได้

แต่ผมมีคำถามต่อ… แล้วถ้าเราใช้เครื่องหมายขีดเส้นใต้ _ หรือ Underline แทน เครื่องหมาย ขีดกลาง – หรือ Hyphen หละ มันจะเป็นอย่างไร ควรหรือไม่ควรทำ? ลองคิดหาคำตอบดูนะครับ

–iamSK

OneDrive Update: January 2019

OneDrive Software ได้มีการ update ความสามารถใหม่เป็นระยะ ๆ และสำหรับเดือนมกราคม 2562 มีรายการ update 2 อย่างดังนี้

  • Files On-Demand สำหรับ OneDrive ของ MacOS จะเริ่ม update ในเดือนนี้ (คลิก เพื่ออ่านบทความเก่า เกี่ยวกับ Windows Storage Sense กับ OneDrive File On-Demand) OneDrive File On-Demand จะช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้ไฟล์ของคุณจาก OneDrive ได้โดยไม่จำเป็นที่จะต้องเก็บไฟล์นั้นเอาไว้ในเครื่องฯ ของคุณ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากในกรณีที่พื้นที่ฮาร์ดดิสค์ (หรือ SSD) ของเครื่องของคุณมีพื้นที่ว่างไม่มาก และ/หรือน้อยกว่าพื้นที่ของไฟล์ที่เก็บไว้ใน OneDrive คุณจะยังเห็นไฟล์ทั้งหมดของคุณ แต่จะไม่ได้เก็บไฟล์นั้น ๆ เอาไว้ในเครื่องฯ ซึ่งเมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดใช้งานไฟล์นั้น ๆ OneDrive ถึงจะเริ่มดาวน์โหลดไฟล์นั้นมาแล้วเปิดให้คุณใช้งานได้ตามปกติ เมื่อทำงานเสร็จแล้วหรือบันทึกไฟล์ ก็จะทำการบันทึกกลับไปที่ OneDrive ที่อยู่บน Cloud ให้โดยอัตโนมัติ

File On-Demand สำหรับ MacOS Mojave จะถูกเปิดเป็นค่าปริยาย (Default) เมื่อได้รับการ update แล้ว ซึ่งถ้าผู้ใช้ต้องการปิดการใช้งาน File On-Demand ก็สามารถทำได้ ผู้ใช้ MacOS จะได้รับการ update ตั้งแต่เดือนมกราคม 2562 เป็นต้นไป*

*MacOS จะต้องเป็นเวอร์ชัน 10.4.12 หรือสูงกว่า และ OneDrive เวอร์ชัน 18.240.1202.0001 หรือสูงกว่า

ข้อด้อยข้อเดียวของการใช้ OneDrive File On-Demand ก็คือคุณจะต้องเชื่อมต่อกับ Internet ตลอดเวลา จึงจะเปิดไฟล์ที่ไม่ได้อยู่ในเครื่องฯ ของคุณได้ แต่ในยุค 4.0 แบบนี้ เราคงจะไม่ค่อยมีปัญหานี้กันอีกต่อไป ผู้ใช้คงสามารถเชื่อมต่อ Internet ได้จากทุก ๆ ที่อยู่แล้ว

 

  • OneDrive Mass Delete Prompt (จะเริ่ม update เดือนกุมภาพันธ์เป็นต้นไป) ในกรณีที่ผู้ใช้ทำการลบไฟล์จาก OneDrive หรือ SharePoint พร้อม ๆ กัน เป็นจำนวน 200 ไฟล์ขึ้นไป โปรแกรม OneDrive จะทำการเตือนและขอให้ผู้ใช้ทำการยืนยันที่จะลบไฟล์เหล่านั้นทิ้ง ซึ่งถ้ายืนยันก็ให้คลิก “Remove” หรือถ้าไม่ได้ตั้งใจที่จะลบไฟล์เหล่านั้นทิ้ง ก็จะสามารถคลิก “Restore Files” เพื่อเรียกคืนไฟล์เหล่านั้นกลับมาได้ และถ้าคุณไม่ต้องการให้ OneDrive ถามทุกครั้งที่คุณลบไฟล์จำนวนมาก ๆ พร้อม ๆ กัน ก็ให้คลิกที่ตัวเลือก “Always remove files” ทำให้ในครั้งต่อ ๆ ไปจะไม่มีการถามยืนยัน **ซึ่งไม่แนะนำให้ทำเช่นนี้ เพื่อป้องกันการลบไฟล์ผิด)

 

ที่มา: Microsoft OneDrive Blog

 

Windows Storage Sense กับ OneDrive File On Demand

ผมเชื่อว่าหลาย ๆ คนคงจะเคยเจอปัญหาที่ใช้ Windows ไปนานวันเข้าแล้วพบว่าฮาร์ดดิสค์ (Hard Disk) เริ่มจะเต็ม วิธีการทั่ว ๆ ไปที่พวกเรา ๆ ทำกันก็คือไปไล่ดูว่าเก็บอะไรเอาไว้บ้าง มีอะไรบ้างที่พอจะลบทิ้งได้บ้าง แต่มันเป็นขั้นตอนที่เสียเวลาและตัดสินใจได้ยากว่าจะเก็บอะไรเอาไว้ หรือจะลบอะไรทิ้งได้บ้าง

แต่ด้วยความสามารถของ Windows 10 ตั้งแต่ build 11720 เป็นต้นมา ที่มีความสามารถใหม่ที่เรียกว่า Storage Sense ผนวกกับความสามารถ File On Demand ของ OneDrive ทำให้การจัดเก็บไฟล์และการจัดการพื้นที่ในฮาร์ดดิสค์ของเราเปลี่ยนไป

มาเริ่มต้นการเปิดการทำงานของ Storage Sense กันก่อน ให้เข้าไปที่ Settings แล้วเลือกเมนู Storage แล้วจะพบกับตัวเลือก Storage Sense ให้เลือกเปิด (On) ขึ้นมา

 

 

เมื่อเปิด Storage Sense ให้เริ่มต้นทำงานแล้ว เรายังสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Storage Sense ทำการตรวจสอบพื้นที่ที่เหลือในฮาร์ดดิสค์บ่อยแค่ไหน ให้คลิกที่ “Change how we free up space automatically” ซึ่งจะมีตัวเลือกเพิ่มขึ้นมาให้เราเลือกว่าให้ Storage Sense ตรวจสอบพื้นที่ฮาร์ดดิสค์ได้ตั้งแต่ทุกวัน ไปจนถึงจะตรวจสอบก็ต่อเมื่อพื้นที่ฮาร์ดดิสค์เหลือน้อยจริง ๆ

 

และด้วยความสามารถของ Storage Sense ที่จะคอยทำการตรวจสอบพื้นที่ที่เหลืออยู่ในฮาร์ดดิสค์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา ผนวกกับการที่เราเอาไฟล์ต่าง ๆ ของเราเอาไปเก็บไว้ใน OneDrive ที่มีความสามารถ File On Demand ซึ่งในกรณีที่ใช้ Office 365 ที่เราจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลบน OneDrive ได้สูงถึง 1 TB เลยทีเดียว ในขณะที่พื้นที่ของฮาร์ดดิสค์อาจจะมีน้อยกว่านั้น จึงเป็น 2 ความสามารถที่ผสานการทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว

ตัวเลือกถัดมาในส่วนของ Storage Sense ที่เกี่ยวข้องกับ OneDrive File On Demand นั้น จะมีตัวเลือกที่กำหนดให้ไฟล์ที่อยู่ใน OneDrive เก็บเอาไว้ในฮาร์ดดิสค์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเวลากี่วัน ซึ่งกำหนดได้ตั้งแต่ 1 วันไปจนถึง 60 วัน ซึ่งถ้าไฟล์ใด ๆ ไม่ได้มีการใช้งานตามตัวเลือกวันที่เรากำหนด ไฟล์นั้น ๆ จะถูกย้ายไปเก็บเอาไว้ในพื้นที่ของ OneDrive บน Cloud เท่านั้น เพื่อเป็นการประหยัดพื้นที่ของฮาร์ดดิสค์ แต่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราจะยังแสดงชื่อไฟล์หรือโฟล์เดอร์นั้น ๆ อยู่ตามปกติ แต่ตัวไฟล์จริง ๆ จะเก็บเอาไว้บนพื้นที่ของ OneDrive ที่อยู่บน Cloud เท่านั้น

 

 

แล้วพอเวลาที่เราเปิดไฟล์ใด ๆ ก็ตามที่ไม่ได้อยู่ในฮาร์ดดิสค์ของเรา แต่อยู่บนพื้นที่ OneDrive ที่อยู่บน Cloud เท่านั้น Windows Storage Sense และ OneDrive File On Demand ก็จะดึงไฟล์นั้น ๆ กลับมาจาก Cloud แล้วเปิดไฟล์นั้น ๆ ให้เราทันที (ความเร็วหรือช้าในการดึงไฟล์กลับมา ขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์และความเร็วของอินเตอร์เน็ตที่คุณใช้งานอยู่)

ด้วยวิธีการง่าย ๆ แค่นี้ คุณก็จะสามารถจัดการพื้นที่ฮาร์ดดิสค์ (Hard Disk) ของคอมพิวเตอร์ของคุณให้พอกับปริมาณของไฟล์และข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้แล้ว Windows Storage Sense ยังทำได้อีกหลายอย่าง ลองทดสอบใช้งานกันดูนะครับ ถ้ามีข้อสงสัยอะไรติดต่อสอบถามกันได้ครับ ที่ iamSK at Outlook.com ครับ

แล้วพบกันใหม่ครับ